RADICODE
INTERVIEWより良いサービスづくりのアプローチを建設的に
考えられる、頼もしい仲間が増えた感覚です
3か月間10ステップでやりたいこと探しを終わらせる「自己理解プログラム」
株式会社ジコリカイ バックオフィス 桐谷弥代さま / コーチ・スーパーバイザー 恒﨑仁美さま
桐谷さんは全クライアントに関わるバックオフィスご担当ですが、システム化で効率化された業務はありますか。
- 桐谷さん（ジコリカイ）
- 俵（ラジコード）
プログラムの開始から終了までのフローは手作業で行っている箇所が多く、非効率だということはミーティングの初期段階で感じていました。
ボトルネックになっている業務を明確にするため、まず手作業で行っているワークフローを共有していただきました。合わせてヒアリングを行い、桐谷さんが実際に行っている業務を明確化。結果、ボトルネックがリスト化できたので、業務の効率化に繋がるようにとシステム化を進めてきました。
恒﨑さんが使っていらっしゃるのはコーチ用の管理画面ですが、こちらで業務効率化につながった機能はあるでしょうか。
- 恒﨑さん（ジコリカイ）
先ほどお話したカレンダー連携に加えて、検索機能がついたのがありがたかったです。コーチ用の管理画面では、担当しているクライアント情報が全員分表示されます。受け持っているクライアント一覧の中から目視で該当の方を探して、連絡があった方のワークシートに遷移するのですが、人数が多くなってきたので探し出すのが大変だと思っていたところでした。
- 俵（ラジコード）
そういっていただけて良かったです。これまでは全クライアントを表示していたのを、検索機能をつけ、1度に表示する人数を20人までとなるように変更しました。テーブル設計は、実際に桐谷さんにデータを絞り込む目的などを教えてもらって構築しましたね。
- 桐谷さん（ジコリカイ）
バックオフィスの画面では受講中の全クライアント500名ほどの情報が表示されるので、該当の方を探すのはさらに大変な作業だったんです。中にはコーチからの呼び名と、登録名の表記が異なる方などもいて、必要なときに目的のクライアントを探し出せないこともありました。今では、IDやメールアドレス、お名前、受講を終えた方など、さまざまな方法で検索できるようになったので、業務がかなり楽になっています。
実務に役立つ形で実装していただけるのは、ディレクターさんなどを通さず直に相談しながら進められるからだと思っています。システム化は、以前私がスプレッドシートで管理していたものをベースに進めてもらっています。大まかなイメージをお伝えすると、スプレッドシートから用途を汲み取って形にしてくださる印象があります。
- 俵（ラジコード）
ジコリカイさんとの開発では、元々スプレッドシートなど別のツールを使っていらっしゃったのをシステム化していく工程が多いので、以前の形とやりたいことを共有していただいて、仕様を考えて作るようにしています。あげていただいた課題から、解決のアプローチを考え、工数とインパクトの面から優先順位を決めて開発を進めてきましたね。
- 桐谷さん（ジコリカイ）
弊社にはシステムに明るい人材はいないので、仕様を決め切ることは難しいです。こちらから細かい指定ができない分も、コミュニケーションをとりながら一緒に考えてご提案してくださるので、私達の課題が解決できていると感じます。
クライアントの管理業務はかなり効率化されました。
プログラムは3か月で終了する期限付きのご利用なので、プログラムの開始時・終了時は案内メールを送っています。これまではすべてのクライアントに対し、送信予約を毎日手作業で行っていたんです。ここがシステムで自動化できたので、案内メールの事務コストは0になりました。
また、コーチの管理画面から休会設定ができるようになったのも大きいです。いろいろな事情でプログラムを一時休会される方がいるのですが、多くはコーチとクライアントさんとで話して決めているんですね。これまでは事務局スタッフに連絡し、休会の設定を依頼してもらうしかなかったのですが、システム化のおかげでコーチ自身で設定できるようになりました。